Transformation
Eine Kompetenz, die noch in keinem Organigramm steht und von der das KI-Ergebnis abhängt
Ein Prozessübersetzer ist ein Mitarbeiter einer Fachabteilung, der die Prozesse seiner Abteilung so beschreibt und pflegt, dass Menschen und Modelle sie verstehen; den Standard pflegen die Prozessübersetzer, nicht der Berater. Die Stiftung AI Business Center (AIBC) ist ein Thinktank und Beratungspartner, der Geschäftsleitungen von Unternehmen aus Bau, Industrie und technischen Dienstleistungen dabei unterstützt, künstliche Intelligenz so einzusetzen, dass sie messbare Ergebnisse liefert und Wettbewerbsvorteile schafft.
Die Prozessbeschreibung ist nicht mehr ein Dokument für die Schublade. Sie ist zur Kompetenz von Mitarbeitenden geworden
Ein Sprachmodell erledigt nur die Arbeit korrekt, die jemand beschrieben hat. In den meisten Unternehmen existieren Prozessbeschreibungen, das Wissen über Ausnahmen und die Kundenhistorie nur in den Köpfen von zwei oder drei Personen. Sind diese Personen im Urlaub oder verlassen sie das Unternehmen, beginnt jede KI-Anwendung bei null.
Der Prozessübersetzer macht aus diesem Wissen eine Beschreibung, die neue Mitarbeitende und ein Modell nutzen können. Das ist die Grundlage der zweiten Stufe der semantischen Transformation, also der Ordnung von Begriffen, Prozessen und Daten eines Unternehmens, sodass Menschen, Sprachmodelle und Berichte an die Geschäftsleitung sie gleich verstehen.
Wer das ist
Ein Mitarbeiter des Unternehmens, kein IT-Fachmann, der den Prozess aus Sicht des Geschäfts versteht und ihn so beschreiben kann, dass ein Modell ihn korrekt und wiederholbar ausführt. Meist eine erfahrene Fachkraft oder ein Koordinator in Vertrieb, Kundenservice, Angebotserstellung, Einkauf, Service oder Produktion.
Was er im Alltag tut
- beschreibt die Aufgaben seiner Abteilung in einer für Mensch und Sprachmodell verständlichen Form,
- pflegt eine Bibliothek bewährter Arbeitsvorlagen,
- prüft die Qualität der Modellantworten, bevor sie den Kunden erreichen,
- meldet Prozesse, die reif für die Automatisierung sind,
- achtet darauf, dass die Namen in seiner Abteilung mit dem gemeinsamen Vokabular des Unternehmens übereinstimmen.
Was das Unternehmen gewinnt
| Nutzen | was das in der Praxis bedeutet |
|---|---|
| Kompetenz in der Organisation | den Standard pflegen die Prozessübersetzer, nicht der Berater; er bleibt nach Projektende erhalten |
| Qualität | weniger Inhalte mit geringem Wert, weniger Korrekturen, ein einheitlicher Standard der Antworten |
| Tempo | neue Anwendungen in Tagen statt in Quartalen eingeführt |
| Sicherheit | Regeln zu Daten und Berechtigungen gelten in jeder neuen Anwendung, nicht nur in der ersten |
| keine Bindung an ein Werkzeug | die Prozessbeschreibung funktioniert mit jedem Modell; das Modell lässt sich austauschen, ohne dass Arbeit verloren geht |
Wie wir Prozessübersetzer vorbereiten
- Auswahl. Die Kandidaten gehen aus den Kompetenzworkshops und der Analyse hervor: Es sind die Personen, die ihre eigene Arbeit am klarsten beschreiben und das auch tun wollen.
- Vorbereitung. Wir vermitteln die Prozessbeschreibung: Eingaben, Ergebnisse, Entscheidungen, Ausnahmen, Daten, Verantwortlicher.
- Praxis. Der Prozessübersetzer beschreibt mit unserer Unterstützung die ersten Prozesse seiner Abteilung; die Beschreibungen werden geprüft.
- Nachweis der Kompetenz. Ein namentliches Zertifikat mit überprüfbarem Link, ausgestellt nach echter Arbeit, nicht nach einem Wissenstest.
- Begleitung. Wir unterstützen die Prozessübersetzer bei den ersten Einführungen und übergeben ihnen dann den Standard.
Die Rolle des Prozessübersetzers wirkt am stärksten, wenn sie in einem von HR geführten Entwicklungspfad verankert ist. Wir helfen, sie im Kompetenzmodell des Unternehmens zu beschreiben.
Vorlagen, Kriterien und Skalen sind methodisches Eigentum der Autoren des Programms.
Der erste Schritt
Prozessübersetzer wählen wir nach der 30-Tage-Reifegradanalyse oder nach dem Programm GenAI-Kompetenz aus, wenn feststeht, welche Abteilungen und Prozesse zuerst an der Reihe sind.
Häufige Fragen
Ist der Prozessübersetzer eine neue Planstelle?
Nein. Es ist eine Kompetenz, die einer Person übertragen wird, die bereits in der Abteilung arbeitet und den Prozess aus Sicht des Geschäfts versteht. Der Prozessübersetzer widmet der Rolle einen Teil seiner Zeit; ihren Umfang legt das Unternehmen gemeinsam mit der Führungskraft und HR fest.
Muss ein Prozessübersetzer aus der IT kommen?
Nein, und besser nicht. Gebraucht werden Kenntnis des Prozesses, der Ausnahmen und der Entscheidungen in der Abteilung sowie die Fähigkeit, sie präzise zu beschreiben. Werkzeuge und Integrationen bleiben bei der IT-Abteilung.
Wie viele Prozessübersetzer braucht ein Unternehmen?
In der Regel einen in jeder Abteilung, die vom Wandel betroffen ist, in größeren Abteilungen oder bei mehreren Standorten mehr. Die Zahl legen wir in der Analyse fest, auf Basis der Zahl der Prozesse, die zuerst beschrieben werden sollten.
Beginnen wir mit einer Analyse
Sprechen wir darüber, wer in Ihrem Unternehmen diese Rolle heute schon informell ausfüllt.